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今天,你的投标文件“减负”了吗?

      尽管目前招标文件在制作时,第一页会设有“告投标人书”,提醒投标人在制作投标文件时注意“减负”,但是在实际操作中,相关人员在审阅投标文件时,经常发现投标人的投标书的页数、内容、设计等差异很大。比如,有的投标文件,商务标和技术标的页数有1000多页、内容多有重复、设计过于精致。那么,如何能在不影响投标效果的前提下为投标文件“减负”呢?

今天,你的投标文件“减负”了吗?

制作投标文件

一、制作投标文件要紧抓关键点

投标人在制作投标文件时,一定要仔细阅读招标文件的要求,分清主次,抓住重点。投标文件的技术标应针对该项目的采购需求和技术要求,主要针对关键技术、工艺,避免把标准、规范、规程等具体内容载入技术标中;商务标要特别注意资格条件要求、实质性响应要求、星号条款、无效标条款以及评标办法等。

在实际操作中,资格条件要求、实质性响应要求、星号条款或无效标条款很重要,若投标文件没有提供有关资格证明或实质性响应,就会被认为是重大偏差,评标委员会将其判为无效投标。

评标办法中的有关评标因子,一定要在投标文件中提供相关资料,因为评标委员会是完全按招标文件的评标办法打分的,同时也只能依据投标文件打分,不能寻求外部证据。若投标人没有提供就会失分。有些投标人电子投标书页数很多,设计也很精美,内容也齐全,但却把很多不要的内容(比如不参与打分的内容)统统放进投标文件,却遗漏很重要的、不该遗漏的内容。

例如,某服务类采购项目,某家服务单位很受采购人青睐,投标价格也不高,投标文件做得很厚,设计也很精美,但投标人没有仔细阅读资格条款中“1、投标文件中由法定代表人授权代表签字(或盖章)的情况下,应按招标文件规定格式提供法定代表人授权委托书;2、按招标文件要求提供被授权人身份证,否则被视为非实质性响应”,投标时遗漏了重要的实质性内容,没有提供法定代表人授权委托书,在资格性审查时被判为无效投标。投标人完全可以本着精简原则,将招标文件中所提到的要求罗列即可,没必要增加与投标关系不大的内容。

二、细节梳理

在制作标书时,简单梳理投标文件中比较重要的、不能遗漏的内容:

一是注意招标文件的资格要求。招标文件要求的投标人资格条件是资格审查的内容,在投标文件中一定要提供。

二是注意招标文件的资格响应表和实质性响应表中的内容。资格响应表和实质性响应表中的内容属于无效标条款,如果没有实质性响应,就会被视为无效投标。

三是注意政策功能的有关内容。为体现政府采购的政策功能,招标文件和评标办法中都会包括一些政策性条款。投标文件中一定要把有关的证书放进去,否则就无法有加分等优待。

四是注意仔细阅读招标文件。搞清核心产品,精读评标办法,弄清打分因子,研究投标对策,把相关内容放进标书,以便不被判为无效标,评标委员会按评标办法打分时也不至失分。

投标文件的技术标应针对空调项目的采购需求和技术要求,针对需求的关键技术、进度、重点、难点等,避免把标准、规范、规程、工法的具体内容载入技术标中,以简化投标文件。

三、优化招投标文件及环境

以上问题在实践操作中容易出现,投标人应高度重视,千万不要忽视投标书的细节,但也没必要面面俱到。投标文件的“重量”,不仅增加供应商的成本,也增加了评标专家的劳动强度。建设节约型政府采购环境,投标文件“减负”是大势所趋。

当然要简化投标文件不能光靠投标人,也要靠监管单位,招标机构等主体,共同来优化政府采购营商环境。

一是优化招标文件模板,精简投标人提供的相关材料。对于投标人不必要提供的内容和资料,在招标文件中删去。

二是完善和拓展政府采购平台功能,充分利用数据库信息,对于每个项目都通用的投标人资料,比如基本情况表,资质,无违法记录承诺、类似业绩等资料,可以利用信息平台采集的功能,自动采集生成,录入政府采购平台信息后,一次输入多次管用,不必要每次投标都重复提供,减轻投标企业负担,简化投标文件。

今天,你的投标文件“减负”了吗?

2019下半年年招投标转运指南

一、 仔细阅读招标公告,不能见标就投

阅读招标公告时请注意以下几点:

1.项目名称;

2.项目大致内容;

3.发售招标文件的时间和地点;

4.投标截止日期、地点和开标日期、地点;

5.投标人需要具备的资格;

6.招标代理机构或采购单位名称及其联系人和电话;

7.招标文件的售价。

有些写的更具体的招标公告可能还会提示如下内容:

1.具体一些的技术需求或对产品的要求;

2.购领标书时需要携带的文件;

3.投标保证金的金额;

4.本项目的预算金额;

5.项目的工期。

如果是分标段的项目可能还会提示各标段的具体内容

只有一页大小的招标公告会提示很多信息给希望投标的公司、企业,所以在阅读招标公告时应当仔细认真,我认为从中要考虑如下一些内容:

二、能不能投

1.企业自身是否有资格参加此项目的投标;

2.这个项目凭自身的实力能否承担,是否需要与其他公司合作,是否允许联合投标;

3.距离投标截止日期还有多久,能否在此时间内完成标书。

三、是否值得投

1.这个项目对企业自身有何益处,是否值得承接此项目;

2.与客户的关系如何:

(1)如果资格不够,但有又有价值,希望投,可以考虑与其他公司合作,当然前提是此项目允许联合投标;

(2)如果资格等各方面都合格,且很有把握中标,但是经过预算承担了这个项目后花费可能会比收入多,且该项目又无任何宣传和案例的价值,那就可以选择放弃。

四、 编制投标文件,完全响应招标文件要求

首先,在拿到招标文件的时候,不要盲目的编写,技术文件和商务文件都是如此,应该先仔细阅读招标文件。

写投标文件最怕拿来主义,即便是技术文件也不要把以前类似的技术方案全部照办拿来,因为每个项目的要求都有所不同,所以在拿到招标文件后,必须仔细阅读招标文件的每一项需求,然后再按照招标文件的需求逐一响应。

投标保证金

对于商务文件更要尽量完全响应招标文件的要求,以下几方面应该特别注意:

1、投标保证金:

支付形式--现金?支票?汇票?电汇?

支付时间--一般情况会在开标时支付,但有时也会要求投标人在开标前支付,并在投标文件中附上投标保证金的已交证明,即交纳的收据。

投标保证金是非常重要的环节,如果出差错可能会导致废标,很多公司由于未在投标截止时间前交纳投标保证金,而被废标。

2、投标文件的内容和结构组成:

每个项目对投标文件需要提供的内容都不尽相同,所以要认真逐条阅读本项目需要提供的文件内容;有时还会对投标文件的结构加以要求,比如要求按照某一顺序编写投标文件,或是要求商务文件和技术文件分开编写等等。

3、投标文件的装订、密封和递交:

不要轻看了这一环节,如果没按招标文件的要求装订、密封和提交,有被废标和拒收的可能,即使不被废标,也会让评审团感到不满。

主要注意以下几点:

1.要几个正本几个副本;

2.是否需要提供电子文档;

3.是否要将开标一览表单独封装;

4.技术和商务文件是否要分开装订;

5.是每本单独密封,还是统一密封,或是单独密封后再统一密封;

6.递交投标文件的时间和地点。

五、评分标准:

这是在编写商务文件时经常会被忽略的一个地方,因为这部分内容一般会在招标文件比较靠后的位置,甚至可能在技术文件之后,当然有些招标文件也并没有这部分内容。

查看这部分内容主要是看一下其中有没有在投标人资格和投标文件组成里没有谈到的商务要求,比如要求提供的案例有何标准等等。

同时,查阅这部分内容也是让投标人对分值有所了解,能够预估一下投标结果,也就是投标人的胜算有多少。

今天,你的投标文件“减负”了吗?

六、 理性报价,综合考虑各种因素

这是很关键的一步,价格的合理性直接影响到投标结果,一般可以通过以下几个方面考虑报价:

1.招标方的预算;

2.本企业就本项目的投入产出和收益预算;

3.类似项目的合同金额;

4.竞争对手的报价。

七、 开标别迟到,证件提前准备好

在开标的时候,主要注意几点:

1.参加开标的法定代表人或授权代表一定要携带身份证或其他有效证件,因为有时会在开标前审查证件;

2.可以带一些胶带、密封条之类的东西到开标现场,如果能带上公章更好,因为招标人在收投标文件的时候会检查密封情况,如果密封情况与招标方的要求有很大偏差,在时间来得及的情况下,是允许重新按要求密封的;

3.开标的时间大多数被安排在上午,最好多预留一些在路上的时间,因为交通状况实在是所料不及的。

八、讲标有流程,谈吐要自信

这个步骤不是每次投标都会有的,但如果有这个步骤,那就必须重视,因为讲标的好坏直接影响了评审团(专家)对投标人的打分。

1.讲标前要做好充分的准备:制作一份漂亮的PPT会提升投标人在专家前的印象。

2.一般的讲标时间会在15-30分钟之内,在很短的时间内一定要讲出投标人的实力,以及技术上优势和对招标需求的响应。

3.讲标前一定要让讲标人充分了解这个项目的情况以及投标文件的内容,包括技术上和商务上的,避免出现讲的与写的不一致的现象。

4.回答问题时要机敏,能够随机应变。

讲标人要熟悉陈述内容,最好做到脱稿演讲;进行有观众的的预演,力求达到最好的讲标效果;吐字清晰,表现自信。做好这些,一定能加分的!

关键词: 投标文件